Meeting merupakan salah satu agenda penting yang tak boleh dilewatkan di kantor. Mayoritas jam kerja di kantor sering digunakan untukmenyelesaikan tugas-tugas pribadi. Sehingga momen meeting sangat penting untuk menyatukan ide dengan seluruh anggota tim yang lain. Tujuan jangka pendek dan jangka panjang perusahaan pun jadi lebih mudah dicapai bila seluruh anggota tim selalu solid.

Oleh karena itu, jangan sampai ada masalah yang membuat kelancaran meeting jadi terganggu. Beberapa hal yang bisa mengganggu meeting berikut ini harus diatasi dengan baik supaya tidak mempengaruhi kualitas kerja tim:

Peserta Meeting yang Terlambat

Sebaiknya Anda dan tim Anda membiasakan untuk memulai meeting tepat waktu. Jangan sampai ada peserta meeting yang terlambat dan mengganggu kelancaran meeting. Karena peserta yang terlambat membuat agenda meeting harus di-review kembali. Hal sepele seperti ini tentu akan menghambat kelancaran meeting secara keseluruhan.

Durasi Meeting Terlalu Lama

Faktanya, tak ada orang yang suka bila harus meeting terlalu lama. Karena ternyata meeting selama 20 hingga 40 menit sudah efektif bagi seluruh karyawan. Meeting terlalu lama hanya akan membuat karyawan kehilangan fokus, mudah mengantuk, bahkan tidak menangkap tujuan meeting dengan benar.

Suasana Meeting yang Kaku

Suasana meeting yang kaku bukanlah hal yang baik bagi karyawan. Justru suasana meeting yang terlalu kaku membuat gagasan baru jadi sulit muncul. Alangkah lebih baik jika meeting dilakukan secara santai tetapi tetap serius. Tak ada salahnya membuat permainan sederhana atau memutarkan video pendek yang berhubungan dengan tujuan meeting. Suasana santai yang menyenangkan justru akan membuat karyawan lebih fokus selama meeting berlangsung.

Fasilitas Ruang Meeting yang Tidak Memadai

Jangan menganggap remeh fasilitas ruang meeting di kantor Anda. Sebab fasilitas yang tidak memadai akan mengganggu proses meeting. Anda tentu tak mau kan presentasi jadi terganggu hanya karena perangkat teknologi yang rusak atau sulit dioperasikan. Selain itu, pemilihan meja rapat dan kursi lainnya pun harus diperhatikan dengan cermat. Meja rapat yang tingginya pas dan ukurannya sesuai dengan kapasitas ruangan akan mendukung kenyamanan suasana meeting.

Pengalaman buruk saat meeting pun tak akan dialami lagi oleh tim Anda bila keempat hal mengganggu tersebut bisa diatasi dengan baik. Meeting yang menyenangkan tak akan menjadi momen menyebalkan bagi karyawan di kantor.